DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı, Yenişehir Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu Yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Kuruluş

Madde 4-Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’inci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanılarak Yenişehir Belediye Meclisinin 04.05.2018 tarih ve 85 Sayılı Kararıyla kurulmuştur.

Tanımlar

Madde 5- Bu yönetmelikte geçen:

1. Belediye: Yenişehir Belediyesi’ni,

2. Başkanlık: Yenişehir Belediye Başkanlığı’nı,

3. Başkan: Yenişehir Belediye Başkanını,

4. Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,

5. Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,

6. Personel: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki tüm personeli,

7. Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

Madde 6- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

1. Müdürlük

2. Doğrudan Temin Servisi

3. İhale Hazırlama Servisi

Bağlılık

Madde 7- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğünün Görevleri

Madde 8- Aşağıda belirtilen görevler, Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülür:

1. Belediye hizmet binalarının, Müdürlüklerden gelen taleplere göre bakım ve onarımlarını yaptırmak,

2. Makine ve ekipmanların bakım ve onarım işlemlerini yaptırmak,

3. Müdürlük adına gelen tüm evrak ve belgelerin tasnifini yaparak gereğini yapmak, arşivin düzenli ve temiz tutulmasını sağlamak,

4. Başkanlık Makamına, Belediye Meclisine ve Encümenine müdürlükle ilgili teklifler sunmak ve bu organlar­ca verilen kararların uygulamasını sağlamak,

5. İlgili kanun ve mevzuata uygun olarak Belediyemize ait sosyal tesisler, mesire alanları, spor salonları vb. faaliyetler için, Müdürlüklerden gelen talepleri ihale veya doğrudan temin yöntemi ile yerine getirerek etkin ve verimli çalışmalarını sağlamak,

6. Belediye bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları malzeme­lerin satın alma yolu ile karşılanması faaliyetleri yürütmekten, ihtiyaçların zamanında istenen miktar ve kalitede satın alınmalarını yürütmekten, satın alınacak malzemelerle ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmak,

7. Taşınır iş ve işlemlerini takip etmek

8. Belediyemize ait iş makineleri ve araçların akaryakıt ihtiyaçlarını karşılamak, hizmet binalarının elektrik, su, doğalgaz v.b. tüketimlerini takip etmek düzenli olarak harcamalarını yapmak,

9. Belediye ait iş makineleri ve araçların, bakım onarım ve tamiratlarının yapılmasını sağlamaktan, birimlerde kullanılan yedek parça, makine, araç gereçlerin temin edilmesi ve kontrolünü takip etmekten, biriminin imkânları ile yapılamayan bakım onarımları amirinin bilgisi dâhilinde kurum dışında yaptırmaktan sorumludur.

10. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeler Kanununa göre Tüm Müdürlükler tarafınca Teknik Şartnamesi hazırlanan mal, hizmet, yapım ihale dosyalarını hazırlamak,

11. Destek Hizmetleri Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevler ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yürütürken işlemleri kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun yapmak, gerekli özen ve çabukluğu göstererek neticelendirmekle yükümlüdür.

Müdürlük Yetkisi

Madde 9- Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa daya­narak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

Madde 10- Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 11- Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;

1. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek,

2. Yasalarla verilen her türlü asli ve ek görevleri yapmak,

3. Müdürlük bütçesini hazırlamak, bütçeyi etkin ve verimli kullanmak,

4. Alt birim personeli arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkili­lerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,

5. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek ve denetlemek,

6. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, mevzuat ve yargı kararları ile ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,

7. Müdürlükte görevli tüm personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmeleri adına eğitimler aldır­mak,

8. Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,

9. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlen­dirmek,

10. Müdürlüğün hizmet alanlarındaki görevli personellerin sevk ve idaresini yapmak,

11. Diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,

12. Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Hesap İşleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amirine vermek,

Doğrudan Temin Servisi Görev, Yetki ve sorumlulukları

1. Madde 12- Aşağıda belirtilen görevleri, doğrudan temin personeli yürütülür;

2. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak,

3. Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kulla­nan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek,

4. Müdürlüklerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrol etmek,

5. Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, Piyasa araştırma çalışmalarını yaparak ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak,

6. Biriminde kullanılacak ve diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı olarak satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

7. Araçların zorunlu trafik sigortalarının yapılmasını sağlamak

8. Bilgisayar ve Sarf Malzeme almak, büro malzemesi alımını sağlamak,

9. Temizlik Malzemesi almak

10. Müdürlüklerden gelen talepler doğrultusunda Belediyeye ait taşınmaz binaların iç ve dış tamir bakım, ona­rım işlemlerini yapılmasını sağlamak,

İhale Servisi Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 13- Aşağıda belirtilen görevler İhale servisi tarafından yürütülür.

1. Tüm Müdürlüklerden gelen Doğrudan Temin parasal limitini aşan mal, hizmet, yapım işleri ile ilgili dosya­ları teslim almak,

2. Teknik Şartnamesi hazırlanmış olarak gelen dosyaları kontrol etmek,

3. Kontrolü yapılmış ihale dosyalarını Ekap sayfasına girerek ihale dosyasını hazırlamak, (Araçlara Akaryakıt alım ihalesi, İnşaat Malzemesi alımı, Alt temel malzemesi alımı, Profil malzemesi alımı, Çit malzemesi alımı, Bank alımı, Sulama malzemesi alımı, Boya ve Yol Çizgi boyası alımı, Bitki alımı, Yazlık- Kışlık çiçek alımı, Çöp Konteyneri alımı, Madeni Yağ alımı, Yapımla ilgili ihale dosyaları, Plan proje hizmet alımı, Park ve Bahçeler bakım ihaleleri v.b)

4. Yeni araç ve iş makinesi alımını sağlamak,

5. İhale yetkilisi ile koordinasyonlu bir şekilde ihale komisyonlarını oluşturmak ve görevlendirmek,

6. Hazırlanan dosyaların ihalesini yapmakta yardımcı olmak,

7. İhalesi yapılan dosyaların İhale komisyon üyelerinin bilgisi dahilinde, İhale komisyon kararlarını hazırlamak,

8. Yüklenici ile İdare arasında imzalanan Sözleşme evraklarını hazırlamak,

9. Sözleşme imzalandıktan sonra İhale dosyasını ilgili birime teslim etmek.

Memurlar ve Diğer Görevlilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 14- Aşağıda belirtilen görevler, memur ve diğer personel tarafından yürütülür ve Müdür ve şefliklerin vereceği her türlü işi yapmak ve yaptığı işlerden dolayı birim şeflerinde karşı sorumludur,

1. Müdürlüğe ait araç gereç ve demirbaş malzemeleri muntazam bir şekilde tutarak ihtiyaçları tespit etmek,

2. Müdürlük arşivinde bulunan dosyaları muhafaza etmek,

3. Müdürlüğün faaliyet, program ve raporlarını hazırlamak,

4. Müdürlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını hazırlamak ve takip etmek,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin Alınması

Madde 15- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler elden veya EBYS sistemi üzerinden ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

Madde 16- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürü­tülür.

Görevin Yürütülmesi

Madde 17- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

Madde 18- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

1. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.

2. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

3. Görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevli­ye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

4. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

Madde 19- Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür’ün parafı ile Bağlı Bulunduğu Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

Madde 20- Müdürlüğe gelen evrakın kontrolü yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve Dosyalama

Madde 21- Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılma­sından arşiv görevlisi veya ilgili personel sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve Disiplin Hükümleri

Madde 22- Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 23- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili kanun ve mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

Madde 24- Bu yönetmelik, Belediye Meclisi tarafından kabulüne müteakip yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 25- Bu yönetmelik hükümlerini Yenişehir Belediye Başkanı yürütür

B.Yenişehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri  Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin kabul edilmesine mevcudun oy birliği ile karar verilmiştir.